Прежде всего в рекламном письме обязательно должна быть отмечена цель, каких фирма-рекламодавач преследует данным письмом. Имеется в виду те действия, которые данная фирма ожидает от этого корреспондента. Это может быть перечень предложенных к продаже новых товаров, тогда письмо может начинаться, например такими словами: "Предлагаем приобрести новую, улучшившую модификацию" и дальше идет наименование определенного товара; информация об услуге, например: " наш сервисный центр выполняет следующие виды услуги " и приводится перечень определенной услуги; скидка цены на раньше предложенные товары, например: " мы готовы предоставить ... % скидку на все заказы на (приводится наименование продукции), полученные к (отмечается определенная дата) ".
Следует отметить, что у любого товара есть как позитивные так и негативные качества. Но если в рекламном письме отмечаются лишь много позитивные качества, то покупатели не поверят всем этим утверждением. Поэтому в письме нужно выкладывать лишь существенные позитивные качества.
Каждое рекламное письмо должно содержать некоторый центральный тезис - рекламный аргумент, который сообщает о важнейшей особенности товара, или каких-либо существенных сведениях, о нем.
При составлении рекламного письма целесообразнее руководствоваться такими следующими правилами. Во-первых, висказування должны быть простыми. Ненужно затуманивать своей аргументации или своего подхода сложностью размышлений. Наоборот в рекламных письмах следуют упрощать мысль, пользоваться повседневными выражениями и словами а также короткими предложениями, содержание которых сразу может понять каждый человек. Во-вторых, нужно избегать длинного нудного пересчета. В-третьих, следуют быстро переходить к сути дела, избегать ненужных слов, в частности прилагательных, объяснять свое предложение экономно, но никогда не жертвовать словами, которые являются необходимыми для поддержания стиля и ритма.
В среднем лишь незначительная часть рекламных писем привлекает внимание читателя (будущего потенциального потребителя). Поэтому рекламное письмо должно быть составлено таким образом, чтобы читатель с первого взгляда понял, что данное письмо содержит именно ту информацию, которую он на данное время требует. Выгода, которую обещает данная реклама. Может быть четко определенной или только пидрозумиватися. Она также может быть выражена негативно, в форме предупреждения от возможных убытков. Прибыль, если он отмечается, должна быть точно сформулирована. Например: " небольшие расходы по техобслуживанию " не так поражают читателя, как " вы можете снизить расходы по техобслуживанию на 25 % ". для того, чтобы читатель поверил в возможную прибыль необходимо, чтобы рекламное письмо содержало весомые доказательства. Иногда бывают достаточно поместить описание конструкции изделия или техническую характеристику продукта.
